Il controllo di gestione del ristorante

Ritorniamo a parlare con Vincenzo Liccardi, imprenditore nonché ideatore di Foodcost in cloud®, per capire ancora più in profondità come una gestione digitalizzata del business possa aiutare a farlo crescere, snellendone i processi gestionali. 

In particolare affrontiamo il tema del controllo di gestione.

Il settore della ristorazione si fa sempre più competitivo. Secondo i dati diffusi da Confcommercio il 50% dei ristoranti (nuove Aperture) chiude dopo appena tre anni. Alla luce di questa considerazione è evidente che la gestione efficace dei costi e delle risorse diventi cruciale per il successo e la sopravvivenza del business. Secondo lei, imprenditore specializzato nel settore HORECA, quali sono le principali criticità che oggi deve affrontare e come potrebbe risolverli adottando un sistema di gestione digitalizzato?

V.L.: “Sicuramente, data la mia esperienza sul campo, perché, anche se oggi mi occupo solo di gestione, ovvero di automatizzare le aziende di ristorazione, sono stato ristoratore per 30 anni con aziende in Italia e all’estero, suggerisco ai miei clienti di partire sempre dai numeri Macro, dalla macro incidenza. Ovvero quei costi standard: FoodCost, Beverage cost, costi di gestione, Labour Cost che sottratti dai ricavi, devono garantire il margine operativo (MOL): la vera ricchezza delle nostre attività”. Poi bisogna monitorare costantemente i micro numeri. Il continuo aumento dei costi rappresenta una sfida significativa per i ristoratori. Come sappiamo, dal 2020 in poi si sono susseguiti eventi che ne hanno determinato severe oscillazioni verso l’alto. Insomma, oggi le quotazioni delle materie prime vengono influenzate in maniera diretta da fattori climatici, economici e politici. Per questo, una digitalizzazione della gestione, caratterizzata dalla notifica delle variazioni delle incidenze stabilite e dei prezzi di acquisto delle materie prime in tempo reale è essenziale per consentire ai ristoratori di tenere traccia delle spese e, soprattutto, di prendere le decisioni in modo consapevole ed informato, dando un validissimo supporto a mantenere sotto controllo i costi delle materie prime e a preservare i margini di profitto”.

Molto interessante. Entriamo ancora di più nel dettaglio. Quanto può essere compromettente una gestione approssimativa dei costi per un ristorante? 

“Direi che la risposta è semplice: può portare l’attività al fallimento. Non tenere conto dettagliatamente della distribuzione tra costi e ricavi è una mancanza gravissima. D’altronde, capisco che non si tratti di un task banale, soprattutto se affrontato con gli ormai obsoleti sistemi analogici. In questo caso direi che un sistema di gestione digitalizzato rappresenta un alleato indispensabile per la propria attività. In altre parole, la gestione dettagliata dei costi e dei ricavi consente di tracciare con precisione il punto di pareggio e l'utile giornaliero. Questo approccio fornisce una visione chiara delle performance finanziarie dell'azienda, consentendo di reagire prontamente a variazioni nei costi o nei guadagni, come ad esempio può verificarsi in alcuni momenti dell’anno, dopo o in prossimità di grandi spese, come le festività o le ferie, migliorando la capacità di adattamento alle dinamiche di mercato”. 

E per quanto riguarda nello specifico Foodcost in cloud® cosa ci può dire? 

“Mi fa piacere questa domanda, perché proprio recentemente abbiamo introdotto una nuova funzione, la Distribuzione dei Costi e dei Ricavi secondo Imputazione che riporta immediatamente e in modo automatico, il risultato di gestione giornaliera. Ideata per tracciare il ogni giorno, ripeto in modo del tutto automatico e senza metterci le mani, il Punto di Pareggio (BEP) dei costi aziendali, identificando con precisione l'utile giornaliero (MOL – EBITDA)”. 

In una precedente intervista accennava al fatto che una delle problematiche più urgenti che gli esercenti nel settore della ristorazione stanno affrontando è la difficoltà nel trovare personale qualificato e che, spesso, quello presente si dimostra particolarmente sensibile a ritmi di lavoro sostenuti, lamentando malessere da Stress Lavorativo. Una gestione digitalizzata può contribuire a risolvere anche questo problema? 

“Certo, si tratta di fenomeni che purtroppo potrei definire ormai consolidati. La mancanza di personale qualificato e lo stress lavorativo sono problematiche piuttosto comuni nel settore HORECA. Basti pensare che il 20,8% dei locali lavora sette giorni su sette, il che richiede chiaramente un notevole apporto di personale qualificato. Invece, a causa della difficoltà sopracitate, spesso i ristoratori lavorano in carenza di organico, sottoponendo il personale presente al rischio di burn out da stress lavorativo. Con un conseguente calo della qualità del servizio e quindi l’eventuale perdita di clienti anche customizzati da tempo. In questo caso, l’utilizzo dell’intelligenza artificiale e della digitalizzazione non risolvono il problema tout court, perché è chiaro che il personale umano è indispensabile. Tuttavia, è altrettanto vero che, grazie alla pianificazione digitalizzata dei processi in cucina, alla digitalizzazione dei rapporti con i fornitori e dei menu, per cui quantità, ingredienti, strumenti e tempi di cottura sono tutti stabiliti a priori dal sistema, un ristoratore possa assumere anche personale meno qualificato, cui affidare mansioni esecutive, da formare poi con il tempo. In tal modo, lo stesso esercente potrebbe dedicarsi maggiormente al resto del personale, mettendo in atto una gestione strategica dei turni e gratificandolo con corsi di formazione; ottenendo, così, nello stesso tempo, una maggior soddisfazione del cliente, la cui esperienza andrà sicuramente a migliorare e del lavoratore che, sentendosi riconosciuto, sarà portato a dare il massimo”.  

Molto interessante, torniamo a parlare di numeri e, soprattutto, di dati…

“Giusto, del resto, in questo momento non c’è nulla di più importante per un imprenditore nel settore HORECA del saper leggere i numeri, oltre che gestire i costi. Considerando che il profitto si ottiene con la seguente formula: Profitto= Ricavi – (Costi fissi- costi variabili) per capire quanto si andrà a ricavare da un’attività la prima cosa da fare è determinare i costi standard e i ricavi previsti. Quindi, per prima cosa è essenziale distinguere tra costi fissi, come: struttura (affitto); personale e professionisti; generali; sviluppo. E costi variabili: prezzi delle materie prime; costi di produzione (considerando anche i consumi dei macchinari) e costi di vendita. Poi sarà possibile mettere in campo strategie per ottimizzare i costi e massimizzare i profitti. Strategie sicuramente molto più facili da elaborare e mettere in pratica con un sistema di gestione digitalizzato”. 

Ci può spiegare meglio? 

“Volentieri. Innanzitutto, grazie ad un programma di gestione come Foodcost in cloud®, il primo, grande ed immediato beneficio che si ottiene è la riduzione degli sprechi. Praticamente, grazie a un sistema digitalizzato si andrà ad ottimizzare la gestione degli ingredienti. Da una parte: calibrando le ricette in base alle scadenze e alle disponibilità; dall’altra: monitorando gli acquisti in base alle reali necessità, senza rischiare di fare ordini doppi o di rimanere senza una materia fondamentale. Chiaramente, volendo ottenere ancora di più, tale gestione potrà essere ulteriormente implementata applicando un proprio metodo standardizzato. Io suggerisco ai miei clienti di utilizzare il nostro metodo SSP© Method, - SCORTA – SOTTOSCORTA – PRODUZIONE, di cui ho parlato nella precedente intervista. Poi, sulla base della stessa ottica, quindi lavorando sui costi e modelli di acquisto sarà possibile creare promozioni e offerte speciali per favorire le vendite e attrarre nuovi clienti. Strategia che se messa in atto nell’ambito di una visione ampia del business, quindi, ad esempio, in parallelo ad un piano di comunicazione potrà dare davvero grandi risultati. Infine, chiaramente, con un sistema digitalizzato è possibile e facile creare dei menu bilanciati, in termini di margini economici (ma ovviamente anche di nutrienti). Analizzando il mix di vendita è infatti possibile regolare i prezzi dei piatti, per massimizzare i profitti senza compromettere la soddisfazione del cliente”.

Per concludere?

“Per concludere possiamo dire che un controllo di gestione digitalizzato è essenziale per il successo a lungo termine di un ristorante o altro business HORECA. Perché, come dimostrato da questa breve panoramica, attraverso il monitoraggio accurato dei costi, la gestione efficiente delle risorse umane e l'implementazione di strategie mirate, gli imprenditori possono massimizzare i profitti, migliorare l'esperienza del cliente e garantire la sostenibilità del loro business nel tempo”. 

Ludovica Palmieri