Le attività di fatturazione elettronica, la gestione dello scadenzario e della prima nota, così come la pianificazione e il controllo della cassa sono tutte attività che per qualsiasi azienda, ristoranti inclusi, devono essere gestiti al meglio al fine di evitare multe e problemi con terze parti.
Tuttavia tenerli sempre aggiornati e monitorati non è affatto semplice, specie nelle pmi familiari dove poche persone svolgono diverse mansioni quotidianamente e hanno pochissimo tempo a loro disposizione.
Grazie alla tecnologia però le imprese possono contare oggi su nuovi strumenti integrati che semplificano l’operatività quotidiana e garantiscono margini d’errore sempre più ridotti e un’alta sicurezza dei dati gestiti.
Questi strumenti sono infatti in grado ottimizzare i processi amministrativi, offrendo alle aziende un controllo preciso sui flussi di cassa, la gestione delle scadenze e una visione chiara e aggiornata della propria liquidità.
L’obiettivo è quello di organizzare al meglio la contabilità e i flussi, con le informazioni fornite all’utente in tempo reale, in modo da ridurre il tempo impiegato in operazioni ripetitive e frequenti.
Oltre alla fatturazione elettronica molti di questi strumenti includono un sistema di gestione delle scadenze che aiutano le aziende a tenere sotto controllo i pagamenti in entrata e in uscita, molto utile per ottimizzare la liquidità e prevenire problemi di flusso di cassa che potrebbero influire sulla stabilità finanziaria dell’azienda.
Quanto ai pagamenti dei fornitori, permettono di gestire in modo proattivo le scadenze, inviando notifiche per richiedere proroghe sui termini di pagamento quando necessario e dando così maggiore flessibilità nella gestione del capitale circolante.
Per le aziende che gestiscono un elevato numero di transazioni c’è anche la possibilità di gestire la riconciliazione bancaria automatizzata: in pratica, il sistema automatizza il confronto tra le transazioni registrate nel sistema contabile e quelle riportate sui conti bancari, riducendo al minimo gli errori che possono nascere dall’inserimento manuale dei dati.
Il matching automatico verifica che ogni movimento bancario sia correttamente registrato, segnalando eventuali discrepanze. Questo non solo velocizza il processo di riconciliazione, ma migliora anche la precisione delle previsioni finanziarie, contribuendo a mantenere trasparenti e affidabili i dati aziendali.
Infine, c’è un’ulteriore funzione che è molto interessante quanto utile: quella di prevedere il flusso di cassa e quindi di poter fare previsioni sui dati finanziari, per capire come sarà la disponibilità di liquidità nei prossimi mesi.
In questo modo le imprese sono finalmente in grado di anticipare eventuali problemi di liquidità e soprattutto di prendere decisioni preventive, avendo la certezza che le previsioni sono sempre basate su dati aggiornati e precisi.
Insomma, grazie a questi supporti digitali ora anche i piccoli imprenditori possono liberare del tempo dagli oneri burocratici e concentrarsi finalmente su quello che è più importante ovvero sulle strategie di crescita delle loro aziende!
Claudia Ferrero